Zwar soll der Automator Arbeiten weitgehend selbstständig erledigen, aber Sie werden an einigen Punkten in Ihren Workflows die Anwender-Eingaben durchführen wollen. Sei es, um etwa das Passwort für ein verschlüsseltes PDF-Dokument zu erhalten, oder um den Ort, an dem die erstellten Dateien gespeichert werden sollen, zu erfragen. Bei einigen Aktionen kann es auch notwendig oder sinnvoll sein, den Benutzer vor die Wahl zu stellen, ob der Arbeitsablauf fortgesetzt oder besser abgebrochen werden soll.

Aktion beim Ausführen anzeigen

Etwas unscheinbar, aber sehr nützlich, ist die Option Aktion beim Ausführen anzeigen. Aktivieren Sie diese Option, so werden Aktionen wie die Suche nach Dateien im Finder oder die Erstellung einer neuen E-Mail mit Betreff, Empfänger und Mitteilung nicht automatisch ausgeführt. Der Anwender, der den Arbeitsablauf ausführt, erhält die Möglichkeit, die Eingaben für die Aktion zu ändern.

Abbildung 16: Unter den Optionen verbirgt sich die Funktion Aktion beim Ausführen anzeigen.

Ausgewählte Objekte ändern

Bei einigen Aktionen können Sie vorgeben, ob die Aktion komplett vom Anwender durch eigene Eingaben modifiziert werden kann oder ob nur ausgewählte Objekte zur Änderung freistehen. Sie sparen so einerseits unnötige Eingaben, wenn zum Beispiel der Empfänger einer E-Mail immer gleich bleibt, und können andererseits Fehler vermeiden, die durch falsche Eingaben entstehen. Bei solchen Aktionen wird Ihnen die Option Ausgewählte Objekte anzeigen angeboten, und Sie können in einer Liste auswählen, welche Objekte zur Modifikation frei stehen. Diese werden bei den meisten Aktionen mit einem blauen Rahmen versehen.

Abbildung 17: Die anzuzeigenden Objekte werden im Automator blau umrandet.

Abbildung 18: Der Betreff kann dann vom Anwender während der Ausführung des Workflows geändert werden.

Abbildung 19: Die erstellte E-Mail wird mit dem modifzierten Betreff erstellt.

Auf Benutzeraktion warten

In einigen Fällen werden Sie einen Arbeitsablauf für eine gewisse Zeit anhalten wollen, wenn innerhalb der nächsten Schritte eine Eingabe des Anwenders erfolgen soll oder im Hintergrund vielleicht eine Verbindung mit dem Internet hergestellt werden soll. In der Bibliothek Automator steht Ihnen die Aktion Auf Benutzeraktion warten zur Verfügung. Neben dem Text, der dem Anwender angezeigt wird, können Sie auch auf die Option Fenster schließen und Arbeitsablauf stoppen nach ?. Minute zurückgreifen. Nutzen Sie diese Option, so wird der Workflow nach der vorgegebenen Zeit abgebrochen, sofern der Anwender nicht auf Fortfahren klickt.

Abbildung 20: Wenn auf eine Benutzeraktion gewartet wird, kann der Workflow auch nach einer vorgegebenen Zeit abgebrochen werden.

Abbildung 21: Erfolgt keine Benutzeraktion, wird der Arbeitsablauf nach der vorgegebenen Frist automatisch abgebrochen.

Bestätigung verlangen

Erstellen Sie einen Workflow, der vielleicht etwas tiefer in das System eingreift, oder Dateien in den Papierkorb legt, so sollten Sie dem Anwender die Möglichkeit geben, den Arbeitsablauf vorher abzubrechen. Die Aktion Bestätigung verlangen, die wiederum in der Bibliothek Automator zu finden ist, ermöglicht Ihnen die Einholung der Bestätigung des Anwenders. Sie können dabei sowohl die Überschrift als auch die Nachricht und den Text der Schaltflächen vorgeben. Wenn der Anwender den linken Button betätigt, wird der Arbeitsablauf abgebrochen. Sie sollten die Nachricht, wenn Sie Ihren Workflow an Dritte weiter geben, mit einem möglichst prägnanten Text versehen.

Abbildung 22: Die Aktion Bestätigung verlangen ermöglicht dem Anwender den vorzeitigen Abbruch des Arbeitsablaufs.

Abbildung 23: Die Schaltflächen der Nachricht können bei der Erstellung des Ablaufs nach eigenen Vorstellungen verändert werden.

TIPP

Sie können durch einen Klick auf das Icon des Roboters auch ein Icon mit einem gelben Warndreieck verwenden.

Pause

Bei einigen Arbeitsabläufen werden Sie vielleicht Aktionen verwenden, bei denen eine Pause während der Abarbeitung notwendig ist. Sie finden in der Bibliothek Automator auch eine Aktion Pause, mit der Sie den Ablauf für eine bestimmte Anzahl an Sekunden anhalten können. Dabei wird dem Anwender keine Nachricht ausgegeben.

Abbildung 25: Mit der Pause kann der Workflow für einen bestimmten Zeitraum angehalten werden, ohne dass der Anwender die Möglichkeit zum Abbruch erhält.